İNSAN KAYNAKLARI YÖNETİM STANDARTLARI VE İDARİ USULLER POLİTİKAMIZ

İnsan Kaynakları Yönetim Standartları ve İdari Usuller

Mimoza Kadın Derneği, günlük işleyişi ve iç iletişimi bakımından insan haklarına saygı gösterme, bu hakları koruma ve bunları yaygınlaştırmayı kendine ilke edinir. Bu bağlamda, sadece içinde yer aldığı sivil sektörle sınırlı kalmamak üzere, çalışma ilişkileri ve hakları bakımından örnek bir uygulayıcı olabilmek için gereken önlemleri almayı ve buna dair tüm adımları atmayı bir sorumluluk olarak üstlenir.

Mimoza Kadın Derneği, bir yandan kurumsal ihtiyaçlar doğrultusunda kendisini esnek ve uygun bir biçimde yönetirken bir yandan da kurumun temel yapı taşlarından olan çalışanlarının hak, barış ve refahını gözetecek bir insan kaynağı yönetimi standardı oluşturmayı önemser. Bu standartların, çeşitliliğin getirdiği katkıları gözetecek, objektif, tutarlı, kapsayıcı ve ayrımcılığı önleyici bir doğasının bulunması esastır.

1. Genel İlkeler:

1. Mimoza Kadın Derneği, ayrımcılığın her biçimine karşıdır. Bu nedenle her türlü iş ilişkisinde, iş ve çalışma duyurusundan başlayarak, din, renk, ırk, cinsiyet, cinsel yönelim, cinsiyet kimliği, cinsiyet ifadesi, hamilelik, engellilik, yaş, toplumsal statü, etnik kimlik, kalıcı hastalık, fiziksel durum, medeni hal, siyasi ya da felsefi görüş ve benzeri nedene dayalı olarak ayrımcılığı yasaklar.
2. Mimoza Kadın Derneği çalışanların kişisel ve mesleki gelişimlerini destekleyici temel bir ilke olarak benimser. 1 haftadan uzun sürecek eğitimlere katılım yönetim kurulunun kararı ile belirlenir. Eğitimlere katılacak kişiden, eğitimin çıktılarını ve sonuçlarını Mimoza Kadın Derneği ile nasıl paylaşacağına taahhüt istenir.
3. Mimoza Kadın Derneği, çalışanların fiziksel ve zihinsel sağlıkları ile güvenliklerini yeterli düzeyde güvence altına almakla yükümlüdür.
4. Mimoza Kadın Derneği’nde her zaman eşit işe eşit ücret ilkesi benimsenir. Kıdem nedeniyle kazanılan haklar bilgi, beceri ve deneyimler gözetilerek ücret belirlenir.
5. Mimoza Kadın Derneği, evrensel insan hakları ve çalışan hakları standartlarını uygulamakla yükümlüdür. Bunun yanı sıra, Türkiye’deki hukuk sistemi içerisindeki ilgili tüm mevzuata tam olarak uyum sağlar.
6. Mimoza Kadın Derneği çalışanları, karşılıklı güven ve anlayış, şeffaflık, iyi niyet, hakkaniyet, adalet, yardımlaşma ve dayanışma ilkeleri çerçevesinde iletişim kurar ve bir arada çalışır.

1. İşe Alım ve İşten Ayrılma Süreçleri
   1. Bütün işe alımlar dernek kaynakları veya uygulanacak proje içeriğine göre, doğru ve etkili bir planlama sürecinin sonucunda belirlenecek ihtiyaçlara göre yapılır. İş alanlarında her türlü ayrımcılığı engelleyecek önlemler alınır. İşin nitelikleri ve gereksinimleri konusunda adayların en doğru ve eksiksiz biçimde bilgilendirilmeleri esastır. Mimoza Kadın Derneği yönetimi iş ilanlarını öncelikle mevcut çalışanlara ardından dernek dışına açmayı uygun görebilir.
   2. İşe alım süreçlerinin tamamında, işe alım görüşmelerinde, değerlendirme ve karar alma süreçlerinde her zaman Yönetim Kurulu kararı esastır. İş sözleşmeleri uluslararası ve ulusal çalışma standartları ve mevzuatına uygun olarak düzenlenir. İşe alınan çalışanların sorumlulukları ve çalışanlardan beklentiler doğru ve açık bir biçimde Genel Koordinatör veya Proje koordinatörü tarafından açıklanır. Çalışanların kendi rızalarıyla işten ayrılmaları durumunda işten ayrılma mülakatı genel koordinatör tarafından gerçekleştirilir.
   3. Çalışanların işten çıkarılması Mimoza Kadın Derneği için her zaman son seçenektir. Bu çerçevede sadece ekonomik nedenlerle gerçekleştirilecek işten çıkarmalar için Yönetim Kurulu Başkanı, sayman ve genel koordinatörün oluşturduğu 3 kişilik kurul tarafından belirlenecek ilkelere göre gerçekleştirilir.
   4. Bütün çalışanların geçerli bir iş sözleşmesi ve her pozisyon için detaylı tasarlanmış açık ve net iş tanımları olmalıdır.
   5. Yeni başlayan çalışanların örgütün amaçlarını anlaması ve aidiyet hislerinin geliştirilmesi için onlara derneğin vizyonu, değerleri ve hedefleri hakkında bilgi verilmelidir.
   6. Büyük bir kural çiğneme/ihmalkârlık olmadığı takdirde (örneğin rüşvet, taciz, zimmet, çocuk istismarı, kadına yönelik şiddet, ayrımcılık yaratma, vb.) hiçbir çalışanın kuralları ilk ihlalinde işine son verilmemelidir.
   7. Derneğin “Rüşvet ve yozlaşmaya karşı politika belgesi”, “İnsan Kaynakları Yönetim Standartları ve İdari Usuller” ve “satın alma kuralları” belgesi Özlük dosyalarına eklenir.
   8. Projelerde görevlendiren çalışanlar için alınan bu karar yönetim kurulu kararı ile bildirilir ve özlük dosyasına eklenir.
2. Maaşlar ve diğer ödemeler
   1. Mimoza Kadın Derneği tüm çalışanları için SGK primlerini ve vergileri tam öder. Tam zamanlı çalışanların maaşları ayın ilk yedi iş günü içerisinde veya çalışanın istihdam edildiği ilgili projenin bütçe planına uygun olarak belirlenen tarihte düzenli ödenir.
   2. Mimoza Kadın Derneği’nde projeler kapsamında tam zamanlı, yarı zamanlı veya geçici personel (Genel Koordinatör, Proje Koordinatörü, Proje Asistanı, Finans Koordinatörü, İdari İşler Sorumlusu, Kaynak Geliştirme Sorumlusu, Danışman, Avukat, Psikolog, Sekreter vd.) istihdam edilebilir. Personele ait temel maaşlar ve azami maaşlar genel koordinatörün talebi ve yönetim kurulunun onayıyla ilgili proje bütçesine veya dernek bütçesinin imkan verdiği oranda düzenlenir.
   3. Çalışanlar için yıllık uygulanacak maaş zammı; İlgili Proje bütçesine veya dernek bütçesinin imkân verdiği oranda YK kararıyla Ocak ayı itibariyle maaşlar düzenlenebilir.

1. Dernek bünyesinde çalışacak personel için çalışma süreleri tam zamanlı personel için normal çalışma süresi günde 8 (sekiz) saat, Cumartesi ve Pazar hariç olmak üzere haftada 5 (beş) gün, toplam 40 (kırk) saattir. (günlük çalışma süresine 1 saatlik yemek ve dinlenme süresi dâhildir.) Çalışanlar en geç 10:00’da çalışmaya başlamakla sorumludur. Çalışma saati esas yetişmeyen konularda haftalık 45 saati geçen çalışmalar ücretli izin olarak kullanılır. Proje kapsamında istihdam edilecek personelle ilgili çalışma şekli, çalışma süreleri, ücret vd. proje içeriğine, bütçesine ve süresine bağlı olarak belirlenecektir.

1. a) İşyerinde ya da Mimoza Kadın Derneğince işyeri dışında görevlendirildiği durumlarda Mimoza Kadın Derneği’nden iş beklemekle geçen süreler, b) Çalışanın Mimoza Kadın Derneği tarafından işyerlerinden başka bir yerde çalıştırılmak üzere gönderilmesi halinde yolda geçen süreler, fiilen çalışılmamış dahi olsa, çalışılmış gibi iş süresinden sayılır. 

1. Dernek tarafından yapılan görevlendirmeler, işin gereği olan rutin toplantı ve görüşmeler haricinde, ofis dışında çalışmanın gerçekleşmemesi için tüm çalışanlar azami sorumluluk üstlenir ve çaba gösterir.

1. Ofis Kuralları ve Sürdürülebilirliği : 
   1. Ofisin sürekli açık kalması için çalışanların izin vb. kullanımlarını uygun bir biçimde düzenlemeleri esastır. Derneğe ilişkin bütün idari ve mali işleri Genel koordinatör düzenler. E posta listeleri ve kurumsal e posta adreslerinin yönetimi ile ilgili talepler Genel koordinatöre bildirilir. Dernek ofisinde tüm ekipmanların çalışır durumda olması, genel koordinatörün sorumluluğundadır. Ofiste bozulan, kırılan bir ekipman fark eden çalışanlar bu durumu genel koordinatöre bildirmelidir. Genel koordinatör anlaşmalı kurumları arayarak bozulan ekipmanın tamirini sağlar. Genel Koordinatör ofisin düzgün çalışması için gerekli donanımın satın almasından ve bakım anlaşmalarını yapmaktan sorumludur.
   2. Gönüllüler ve personel için değeri 50 TL’yi geçen her türlü eşya (tarihi belirterek) imza karşılığı teslim alınır ve yine imza karşılığı başka birine verilir ya da ofise iade edilir. Oluşabilecek imzalar zinciri durumunda da, elinde başkası tarafından verilmiş eşya teslimi imzası bulunmayan ve tarih sırasıyla son imzasıyla eşyayı teslim almış kişi eşyadan sorumlu sayılır.
   3. Bütün çalışanlar masaları ve çevresini temiz ve düzenli tutmalıdır. Ortak kullanım alanı olan toplantı odası, tuvaletler ve mutfağın temiz ve düzenli tutulması her çalışanın kendi kullanımı sonrası sorumlu olduğu bir alandır. Örneğin, her çalışan gün içinde kullandığı mutfak eşyasını bulaşık makinesine yerleştirmelidir. Toplantı odasının genel düzeninden ve trafiğinin düzenlenmesinden dernek çalışanları ortak sorumludur.
   4. Arşivden ve envanter tutulmasından genel olarak genel koordinatör sorumludur, ancak her çalışan kendi çalışma alanı ile ilgili malzemelerden birinci derece sorumludur. Kütüphaneden dernek çalışanları ortak sorumludur. Kütüphaneden alınan her türlü kitap, yayın vb. çalışan personel tarafından kayıt altına alınır ve takibi yapılır.
   5. Dernek ofisine gelen tüm posta; faks mesajları da dâhil olmak üzere, genel koordinatör  tarafından alınır, kaydı yapıldıktan sonra bekletmeden ilgili kişi veya kişilere iletilir.
   6. Tüm çalışanlar kendilerine gelen kurumsal içerikli, resmi e-postaları “gelen evrak” konu başlığı ile genel koordinatöre gönderir ve bunların çıktısını alarak gelen evrak defterine kaydeder.

1. Genel Resmi İşlemler

Mimoza Kadın Derneği dernekler mevzuatını tam olarak uygulamakla yükümlüdür. Tüm çalışanlar, düzenledikleri her türlü etkinlik ile ilgili zaman, yer, içerik ve yapılan harcamaların kapsamına dair bilgiyi ve bütçe kodlarını genel koordinatöre e posta ile göndermekle yükümlüdür. Bu bilgiler YK kararlarının yazılmasında ve diğer idari işlemler için önemlidir.

Tüm çalışanlar basılı broşür, kitap, bülten vb tüm yayınların 10’ar kopyasını genel koordinatöre teslim etmekle yükümlüdür. Senelik verilen dernekler beyannamelerinde bu kopyaların sunulması yasal zorunluluktur.

1. Ofis Toplantıları:

Genel koordinatörün aylık planlaması doğrultusunda 2 haftada bir ya da ayda bir ofis toplantıları yapılır. Ofis içi iletişim, ofis kuralları ve sürdürülebilirliği veya yürütülen bir projeye odaklanan ofis toplantıları  yapılabilir.

1. Çalışanların Finansal Sorumlulukları
   1. Proje koordinatörlerinin projelerinin bütçelendirmesi, finansal yönetimi, raporlamasından sorumlu olması gibi; diğer çalışanlar da kendi çalışma alanları ile ilgili bütçeyi takip etmek, harcamalarını bu bütçe çerçevesinde yapmak, bütçe aşımları vb. konulara genel koordinatör ve/veya yönetim kurulu başkanı tarafından uyarılmadan önce dikkat göstermek, ek fon planları ve gerçekleşen ek fonu yönetim kurulu başkanı ve genel koordinatöre bildirmekle yükümlüdürler.

Yürütülen projelerle ilgili finansal işlemler dernek satın alma kuralları yada varsa ilgili fon veren kuruluşun sözleşme şartlarına uygun olarak genel koordinatör veya proje koordinatörü tarafından yürütülür.

1. SGK ve özel sigorta işlemleri için Genel Koordinatör her ayın sonunda bordrolar ve hesap pusulalarının çıktısını alarak çalışanlara imzalatır ve personel dosyalarında saklar.

1. İzinler: Personelin izin kullanması için en az bir iş günü önce genel koordinatörün ve YK Başkanının yazılı onayını alması zorunluluktur.

İşyerine girdiği günden başlayarak deneme süresi de içinde olmak üzere en az 1 yıl çalışmış olan çalışanın yıllık ücretli izin hakkı vardır. Her bir yıl içinde kullanılmayan izinler bir sonraki yılın Aralık ayı sonuna kadar kullanılmalıdır. Genel koordinatör veya YK başkanı tarafından onay alınarak uygun başka bir tarih belirlenebilir.

Çalışanların 3 günden fazla istirahat gerektiren halleri bulunduğu durumlarda, hastane tarafından verilecek raporlar geçerli sayılacaktır. Çalışanın hizmet akdi istirahatlı kılındığı sürece feshedilemez. Kronik hastalığı olan çalışanların; hastalığın sürekliliğine dair bir kereye mahsus rapor getirmeleri yeterlidir. Çalışanlara raporlu oldukları süre için maaş ödemesi yapılmaz, ücretleri SGK geçici iş göremezlik ödeneği ile karşılanır.

1. Çalışanların Sağlık ve Güvenliği: Mimoza Kadın Derneği, çalışanların çalışma süreleri içinde sağlık ve güvenliklerinin korunmasından sorumludur. Bu çerçevede gerekli her türlü önlemi almak için düzenli olarak çalışmada bulunması gerekir. Bu konuya özel ve gerekli gizliliğe haiz bir politikanın oluşturulması ve güncellenmesi esastır. Mimoza Kadın Derneği ofisinde sigara içilmez. Mimoza Kadın Derneği ofislerinin ve çalışma ortamlarının gerekli asgari hijyen ve temizlik kurallarına uygunluğu, herkesin kişisel sorumluluğunun yanı sıra, Mimoza Kadın Derneği’nin sorumluluğudur.
2. Çalışanların tacizden korunması için her türlü önlemi almak Mimoza Kadın Derneği’nin sorumluluğudur.