SATIN ALMA KURALLARI POLİTİKAMIZ

1. AMAÇ VE KAPSAM

1. Amaç

Bu kurallarla amaçlanan, satın alınacak ürün ve hizmetlerin fiyat ve kalite yönünden en idealinin temin edilmesinde herhangi bir çıkar çatışması durumunu önlemeye özen göstererek gerekli işlemlerin ve sorumlulukların tanımlanmasıdır.

Fiyat ve kalite konusunda ideal ürün ve hizmet temini amacı, aşağıda belirtilen teknik kuralların yorumlanmasında ve teknik kuralların kapsamadığı durumlarda da uygulayıcıyı bağlar.

1. Kapsam

Kurallar, Mimoza Kadın Derneği adına yapılan tüm satın almalar için geçerlidir.

1. İYİ SATIN ALMA İLKELERİ

Sözleşmeler; potansiyel sözleşme sahipleri için şeffaflık ve adil rekabet ilkelerine uygun olarak ve herhangi bir çıkar çatışmasından kaçınmaya özen gösterilerek ekonomik açıdan en avantajlı teklife verilmelidir (en iyi fiyat-kalite dengesini öneren teklif). İyi bir satın alma için aşağıdaki ilkeler dikkate alınmalıdır:

1. Ayrım Gözetmeme

Ürünlere, hizmetlere, tedarikçilere veya hizmet sunuculara milliyetleri bakımından ayrım yapılamaz. Teknik bakımdan veya kalite ve güvenlik özellikleri için fark gözetilebilir, fakat bunun için de objektif bir değerlendirme yapılması gerekli ve şarttır.

1. Adil Rekabet

Bütün taraflara kazanabilecekleri tekliflerle gelebilmeleri için eşit bilgi ve fırsat sağlanmalıdır.

1. Anlaşılabilir Şartname/İş Tanımı

İstekliler, satın alanın gereksinimlerini kesin olarak bilmedikleri takdirde etkin şekilde rekabet edemezler. Bu yüzden ihtiyaçlarla ilgili tanımlamalar (mal alımlarında “Teknik Şartnameler”, hizmet alımlarında “İş Tanımları”) hazırlanırken, bilinen teknik özelliklere ve gerekli hallerde, kalite güvenlik standartlarına ve uygun seviyede sertifikalandırmaya atıfta bulunulmalıdır.

1. İlgili Objektif Kriterlerin Kullanılması 

Uygun olmayan adayların elenmesi için kullanılan kriterler, teklif verenlerin değerlendirme sırasındaki seçimi ve alıcı kurum/kuruluş için en avantajlı teklifin sözleşmeye bağlanması için kullanılan kriterlerin hem tarafsız hem de gereksinimlere uygun olması önemlidir.

1. Yeterli Kayıt Tutulması

Satın alma ile ilgili belgeler (teklifler, değerlendirme, raporlar, sözleşmeler vb.) dernek merkezinde dosyalanarak kayıt altına alınır (sözleşmeler dosyası).

1. SATIN ALMA KURALLARI

Satın alma esas ve usulleri aşağıda belirtilmiştir:

1. Genel Kurallar

• Satın alma, projeler için sağlanan hibeler kapsamında gerçekleştirilecek ise ve bu fon kuruluşlarının belirledikleri satın alma esas ve usulleri var ise o esaslar dikkate alınacaktır.
• Satın almaların projede belirlenen esaslara göre yürütülmesinden Genel Koordinatör, Proje Koordinatörü ve Yönetim Kurulu Başkanı sorumludur.
• Mimoza Kadın Derneği’nin kendi öz kaynakları ile yapacağı ve satın alma usulleri belirlenmemiş hibe fonları ile ilgili satın almalarda, 4. Maddede belirtilen satın alma usulleri uygulanmalıdır.
• Sivil toplum örgütlerine, inisiyatiflere ve kişilere verilecek-alınacak ayni yardımların, ekipman ve yayın desteklerinin yönetim kurulu kararı ile yapılmasına ve teslim tutanaklarının Mimoza Kadın Derneği Yönetim Kurulu Başkanı ve hibe yapılan kurumun yetkilisi tarafından imzalanmasına karar verilmiştir.

1. Satın Alma Talebi İçin Fiyat Limitleri, Teklif Sayısı ve Teklif İsteme Prosedürü

• Seçilen firmadan daha uygun fiyata mal olabilecek durumlarda ilgili personel satın alma usullerine uygun olacak şekilde satın almayı yapabilir.

• Alınacak tekliflerde firma bilgilerinin yanı sıra, ürünün/hizmetin adı ve özellikleri/kapsamı, miktarı/süresi, fiyatı, teslim şekli ve teslim tarihi, garanti süresi, gereken sarf malzemeleri ve fiyatları, ödeme koşulları bilgileri de istenebilir.

1. Ürün ve Hizmet Temin Edilecek Firmanın Seçimi

Yeni bir ürün veya hizmet alımı gündemde olduğunda veya rutin alımı yapılan bir ürün ya da hizmetle ilgili piyasada yeni bir firmanın varlığı ile ilgili bilgi alındığında (piyasa araştırması veya firmaların başvurusu sonucu) yeni bir tedarikçi seçimi söz konusu olur.

Eğitim, seminer, toplantı, çalıştay vb. etkinlikler için hizmet satın alınması söz konusu olduğunda; etkinliğin yapılacağı yerdeki uygun mekânlar (otel, misafirhane, toplantı salonu vb.) belirlendikten sonra buraların ilgili firma/kuruluşlarından doğrudan veya yine aynı mekânlara ilişkin olarak seminer, organizasyon, kongre düzenleyen en az 3 seyahat acentesinden teklif istenebilir. Otellerin, ayrımcılık yapmasını önlemeye yönelik tedbirler organizasyon firması tarafından sağlanır ve teklif değerlendirmede bu bilgi paylaşılır.

Değerlendirme sonucunda olumlu olan firma ile ilgili satın alınacak ürün veya hizmetin türüne ve hizmetin sürekliliğine göre sözleşme yapılabilir.

1. Sözleşmenin Hazırlanması ve Onaylanması

Sözleşmenin hazırlanmasından, sözleşme şartlarının uygulanmasından ve gözden geçirilmesinden Dernek avukatı sorumludur. İlgili çalışan, dernek avukatı görüşünü alarak hazırladığı sözleşme taslağını Genel Koordinatöre sunar.

Sözleşme, firmanın özelliğine göre önceden hazırlanmış formatta 2 nüsha halinde hazırlanır ve taraflarca kaşeli olarak, her sayfası paraflanarak imza altına alınır.

Sözleşme yapılan firmada imza yetkisi bulunmayan bir kişi tarafından imzalanan sözleşmenin geçerliliği yoktur. Bu nedenle imzalayan kişinin yetkili olup olmadığı gerekli belgeler istenerek kontrol edilir.

Sözleşmelerin geçerlilik süresi 1 yıldır. Proje bazlı sözleşmeler 1 yılı aşabilir ve proje boyunca geçerlidir. Bu belirtilir ve yönetim kurulu kararına yansıtılır.

1. Firma Kalitesi Yetersiz Olduğunda

Değerlendirme sonucu yetersiz görülen firma aşağıdaki kriterler göz önünde bulundurularak elenir ve dosyalanmak üzere Proje Asistanına veya ilgili çalışana iletilir (Çalışılması uygun olmayan firmalar dosyası):

• Sözleşme şartlarına uymama
• İmalat yöntem ve personelinde görülen bozulmalar
• İstenilen kalite seviyesinin tutturulamaması
• Teslim tarihine uyamama
• Ticari ahlaka uygunsuz davranış

1. Teslim Edilen Malın Kontrol Edilmesi ve Faturanın Alınması

Teslim edilen malın/alınan hizmetin kalitesi, teslimat belgelerini imzalamadan ve ödeme yapılmadan önce kontrol edilir. Kontrol etmeden örgüt adına malı teslim alan ya da ödeme yapan kişi eksik ve bozuk mallardan/hizmetten sorumludur.

Faturası olmayan harcama, satın almayı gerçekleştiren kişiye aittir.

1. İnternet Üzerinden Yapılan Satın Almalar

İnternet üzerinden verilen siparişler için sözleşme ve fiyat teklifi olarak web sitesinin sözleşmesinin ve ürün tanımlı fiyat listesinin çıktısı geçerlidir. Bu çıktılar tam web adresi ve yazdırılma tarihi üzerine yazılarak ve imzalanarak dosyalanır. Internet üzerinden sunulan faturaların geçerliliği için Genel Koordinatör ve YK Başkanı onayı gereklidir.

1. Ödeme Şekli

Ödemeler fatura teslim alındıktan banka havalesi yoluyla, İdari Usuller çerçevesinde yapılır.

1. SATIN ALMA USULLERİ
   1. Doğrudan Temin Usulü
      1. 3.500,00 TL’ye kadar olan satın almalar doğrudan Genel Koordinatör ve YK Başkanı’na e-posta ile bilgilendirerek yapılır.
      2. İlgili personel satın alma talebini Genel Koordinatör ve YK Başkanı’na e-posta olarak ilettikten sonra satın alma süreci Genel Koordinatör ve YK Başkanı’nın e-mail ile onay vermesiyle başlatılır. Satın almanın gerçekleşmesi sonrasında ilgili firmadan detay talep edilir. Gelen detay ilgili personel tarafından Genel Koordinatör’e iletilir. Onay doğrultusunda faturalandırma aşamasına geçilir.
      3. Satın almayı talep eden personel, geçerli gider belgelerini ve gerekli diğer belgeleri sağlayıp ödeme onayı için Genel Koordinatör’e sunmakla sorumludur.
      4. Ödeme süreci; gelen fatura, satın almayı talep eden personel tarafından banka kullanım/ödeme yetkisi bulunan çalışana ve/veya YK Başkanına iletilir. Faturanın son kontrolünden sonra ödeme yetkili kişi(ler)ce yapılır. Fatura ve destekleyici belgelerle birlikte ödeme belgesi (dekont) dosyalanarak saklanır.
      5. 3.500,00-10.000,00 TL arasındaki tüm satın almalar için talepte bulunan kişi tarafından Ek-1 Doğrudan Temin Satın Alma Formu doldurulur ve Genel Koordinatör ve/veya YK Başkanı onayını takiben satın alma gerçekleştirilir. Ödemeler banka kullanım/ödeme yetkisi bulunan çalışan ve/veya YK Başkanı tarafından banka yoluyla yapılır. Fatura ve ödeme belgesi YK Başkanı tarafından paraflanarak onaylanır.
      6. Ofis ihtiyaçları, su, market, kırtasiye, kargo gibi gündelik ihtiyaçlar aylık 2.000,00 TL’ye kadar personel tarafından yapılabilir. Dernek hesabının banka kartı kullanılır ya da personelin harcamayı yaptıktan sonra harcama formu doldurup imzalaması ve ödemeye esas orijinal belgeleri harcama formuna eklemesinden sonra banka yoluyla harcama yapan personele ödeme yapılır. Proje kodu ve ödeme tarihi form üzerinde belirtilecektir.

1. Teklif Usulü

4.2.1 10.000,00-40.000,00 TL arası her satın alma “Teklif Usulü”ne uygun olarak en az 3 adet teklif alınması şartıyla yapılır ve Ek-2 Mal/Hizmet Alımı Satın Alma Talep Formu doldurulur.

4.2.2 Talepte bulunan kişi tarafından Mal/Hizmet Satın Alma Talep Formu (Ek-2) doldurularak tekliflerle birlikte Yönetim Kurulu Başkanı ve Genel Koordinatörün onayına sunulur.

4.2.3 Talep formu ve teklifler uygun bulunup onayladıktan sonra satın alma süreci ilgili personel tarafından başlatılır.

4.2.4 Fatura ve ilgili belgeler ödeme yapmaya yetkili kişilere iletildikten sonra ödeme gerçekleştirilir. Fatura ve ödeme belgesi YK Başkanı tarafından paraflanarak onaylanır.

4.2.5 Bu dokümanların, onay vermeye yetkili kişilere iletilmesinden ve ödemenin zamanında yapılmasından Proje Koordinatörü ve/veya satın almayı talep eden ilgili birim/kişi sorumludur.

4.3 İhale Usulleri

4.3.1 Rekabetçi Pazarlık Usulü

40.000,00-100.000,00 TL arası alımlarda Rekabetçi Pazarlık Usulüne başvurulur. Pazarlık Usulü, satın alma ilanının yayınlanmasını gerektirmez; en az üç farklı firmadan üç geçerli teklif alınır ve Rekabetçi Pazarlık Usulünün gerekli prosedürü uygulanarak satın alma gerçekleştirilir. Gerekmesi halinde Yönetim Kurulu toplanacak ve bu ihalenin esaslarını belirleyecektir. Bu esaslar yasanın gerekliliklerini yerine getirecek şekilde olup, Derneğin genel uygulamaları göz önünde tutularak oluşturulacaktır.

4.3.2 Açık İhale Usulü

100.000,00 TL üzeri alımlarda Açık İhale Usulüne başvurulur. Bu usulde ihale ilanı derneğin web sitesinde, ulusal bir gazetede ve gerekli görülmesi durumunda diğer portallarda ilan edilir.

4.3.2.1. Teknik Şartname / İş Tanımı hazırlanması

Teknik şartname hazırlanırken, ihtiyaçlar detaylı bir biçimde ortaya konur. Satın almaların kaç kalemden oluştuğu, işin tamamının tek bir firmadan temin edilip edilemeyeceği, birden fazla kalem oluşturulup oluşturulmayacağı bu aşamada belirlenir. İlgili proje kapsamında benzer malların gruplanarak tek seferde alınma durumu söz konusuysa buna uyulması gerekmektedir.

Satın alımı gerçekleştirilecek kalemler belirlendikten sonra, bu kalemlerin teknik detaylarını içerecek bir şartname hazırlanır.

Şartnamelerde; ilgili proje için gereklilik değilse belli bir marka, model, patent, menşei, kaynak veya ürün belirtilemez ve belirli bir marka veya modele yönelik özellik ve tanımlamalara yer verilemez.

Şartnamelerde, talep edilen hizmetlerin, mal ya da yapım işlerinin özellikleri belirtilir (kalite, performans, yapım işi detayları, güvenlik ya da boyutlar gibi).

4.3.2.2. İhale Dosyasının Hazırlanması

İhale dosyasının hazırlanması (rekabetçi ve açık ihale sınırları) 40.000 TL ve üzeri tüm satın alma sözleşmelerinde zorunludur.

İhale dosyası, sözleşme yapma kriterlerini içerir. Derneğimiz, ilgili projenin gereklilikleri doğrultusunda kendi kriterlerini saptamakta özgürdür. Tüm sözleşme çeşitlerinde aşağıdaki seçenekler kullanılabilir:

1. Ekonomik olarak en avantajlı teklif: Bu seçenek kalite (teslimat tarihi, işletme maliyetleri, maliyet-etkinlik, kalite, estetik ve işlevsel özellikler, teknik değer, satış sonrası hizmet ve teknik destek) ve fiyat birleşimidir. Eğer bu seçenek tercih edilirse, kalite ve fiyatın ağırlıkları İhale Dosyasında belirtilmelidir.

2. Yalnızca en düşük fiyat: En düşük fiyat seçeneğinin bir seçim kriteri olarak yalnızca satışa hazır standart mallar ya da bilgi teknolojileri

ekipmanı (bilgisayar, yazıcı vb) alınması durumlarında kullanılabilir.

İhale dosyası seçim kriterlerini, yani tedarikçinin / yüklenicinin / hizmet sağlayıcının teknik, profesyonel, ve ekonomik kapasitesi için asgari koşulları içerebilir. Bu kriterler, ayrımcı olmamalı ve rekabeti önlememelidir.

4.3.2.3 İhale Daveti

Rekabetçi Pazarlık Usulü’nde derneğimiz, istenen hizmet / mal / yapım işini temin edebilecek en az üç uygun firmayı belirler ve kendilerine ekleriyle birlikte yazılı ihale davetiyesini gönderir. Firma seçimi yapılırken, piyasa itibarı ve istenen mal / hizmet / yapım işinin, firmanın normal faaliyet alanlarının bir parçası olmasına dikkat edilir. Teknik Şartname / İş tanımını da içeren İhale Dosyası, İhale Davet Mektubunun ekidir.

İlan Yoluyla İhale Yöntemi’nde hazırlanan İhale Davet Mektubu, İhale Dosyası ve Teknik Şartname derneğimizin web sitesinde yayınlanan duyuruda belirtilen iletişim kanallarına başvuruda bulunan kişi veya kurumlarla paylaşılır.

4.3.2.4 İhale Tekliflerinin Değerlendirilmesi

İhale teklifleri; Satın Alma Komisyonu tarafından açılır ve değerlendirilir.

Satın Alma Komisyonu’nda ilgili projenin yürütücüsünün/yürütücüleri ve Yönetim Kurulu üyelerinden en az 3’ünün katılımıyla oluşturulur. Tüm değerlendirme süreci yazılı olarak raporlanır ve kayıt altına alınır.

Değerlendirme sürecini içeren dosyanın bir kopyası saklanır. Bu dosyada; ihale dosyasının bir kopyası, alınan tüm teklifler, değerlendirme dokümanları (Değerlendirme Raporu, Sözleşme ve daha sonra, faturalar ve makbuzlar) bulunur.

5. BİLGİLERİN ERİŞİLEBİLİRLİĞİ

• Tüm bu kurallar çerçevesinde ofiste dosyalanan belgeler üyelerin erişimine açıktır.

• Satın alma kuralları her yıl Ocak ayında yenilenir. Güncellenmiş hali yönetim kurulunca onaylandıktan sonra dernek çalışanlarına e-mail yoluyla gönderilir. Genel koordinatör tarafından gerekli durumlarda dernek çalışanlarına yönelik eğitim verilir.