- Amaç ve Kapsam
Mimoza Kadın Derneği tüm çalışmalarında açıklık, şeffaflık ve hesap verebilirlik ilkesini mümkün olan en yüksek standartta sağlamayı hak temelli sivil toplum kültürünün gereği olarak kabul eder. Dernek tüm çalışanlarının, üyelerinin ve birlikte iş yaptığı kurum ve kuruluşların her türlü yolsuzluğa karşı tavır geliştirmesini bekler.
Mimoza Kadın Derneği’nin Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikası’nın amacı, kurumun rüşvet ve yolsuzlukla mücadele konusundaki yaklaşımının açıkça belirtilmesi ve bu doğrultuda benimsenen ilke ve uygulamalara uyumun sağlanmasıdır.
Bu politikanın hedefleri, hangi eylem/uygulamaların yolsuzluk kapsamına girdiğini gösterecek çerçeve ve yönlendirmelerin tanımlanması, önleme, tespit, raporlama gibi gerekli denetim süreçlerindeki sorumlulukların tespiti ile inceleme ve karar süreçlerinin ilkelerinin belirlenmesini içermektedir.
Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikası; Üyeler, çalışanlar, Yönetim Kurulu üyeleri, Denetim Kurulu üyeleri, Danışma Kurul üyeleri, gönüllüler, danışmanlar, hizmet/ürün alınan firma/kişiler ve işbirliği yapılan örgütleri kapsamaktadır. Mimoza Kadın Derneği, söz konusu kişilerin her türden yolsuzluk ve usulsüzlük eylemlerinin yasaklanmasını ve bu tür eylemlere tolerans gösterilmemesini sağlamayı amaçlar.
Bu belge Mimoza Kadın Derneği Yönetim Kurulu kararıyla uygulamaya konur. Belge, her yıl gözden geçirilerek güncellenir. Güncellemelerin onaylanması zorunludur.
- Tanımlar
Rüşvet; bir kişinin bir işi yapması, yapmaması, hızlandırması veya yavaşlatması gibi yollarla görevinin gereklerine aykırı hareket edilmesi için varılan sözlü ya da yazılı anlaşma çerçevesinde yarar sağlamasını ifade eder.
Yolsuzluk ise, doğrudan doğruya ya da dolaylı yollardan rüşvet veya yasadışı bir menfaat temin eden kişinin yürüttüğü görevlerin veya gerekli davranışların yasalara uygun bir şekilde yerine getirilmesinde sapmalara yol açan rüşvet veya başka her türlü yasa dışı menfaatin talep edilmesi, teklif edilmesi, verilmesi ya da kabul edilmesidir.
Bu doğrultuda Mimoza Kadın Derneği şu eylemleri rüşvet ve yolsuzluk kapsamı içinde değerlendirir:
- Derneğin ayni ya da nakdi varlıklarının usulsüz, izinsiz, uygun olmayan kullanımı veya çalınması,
- Maliyetlerde yanlış beyanda bulunulması, evrakların tahrif edilmesi veya silinmesi,
- Derneğin herhangi bir iş akdi, ürün/hizmet satın alması veya yüksek ücret ödenmesi karşılığında nakit, hediye, kişisel çıkar ya da kişisel bir iyilik kabul edilmesi,
- Şantaj, gasp ve zorla alma,
- Herhangi bir nedenle rüşvet teklif edilmesi, verilmesi, istenmesi ya da alma konusunda anlaşılması
Hediyelik Eşya; Çalışanlar faaliyet ve görevlerini etkileyebilecek hiçbir hediye ve yardımı kabul etmemelidir. Bu kapsama giren her türlü hizmet, seyahat, eğlence ve maddi eşya hediye olarak tanımlanmış fakat sadece bu çerçeveyle sınırlandırılmamıştır. Ulusal ve yerel geleneklere, misafir perverliğe saygı göstermek adına sembolik hatıralık eşya ve hediyeler kabul edilebilir.
3.Sorumluluklar
3.1. Yönetim Kurulu: Politika’nın uygulanmasından, kural ve düzenlemelere uyulmaması durumunda bildirim, inceleme ve yaptırım mekanizmaları ile birlikte tüm aşamaların işletilmesinin üst gözetiminden sorumludur.
3.2. Denetleme Kurulu: Mimoza Kadın Derneği’nin düzenli denetimi ve gerekli durumlarda soruşturma yapılması Denetleme Kurulu’nun sorumluluğundadır.
Mimoza Kadın Derneği’nin idari ve mali denetiminden, 5253 sayılı Dernekler Kanunu’nda da belirtildiği üzere denetleme kurulu sorumludur. Denetleme Kurulu; derneğin defter, hesap ve kayıtlarını yasal mevzuat, dernek tüzüğü, esas ve usullere göre ve bir yılı geçmeyen aralıklarla denetler. Denetleme Kurulu, denetim sonuçlarını bir rapor halinde yönetim kuruluna ve toplandığında genel kurula sunar. Denetleme Kurulu üyelerinin istemi üzerine, her türlü bilgi, belge ve kayıtların, dernek yetkilileri tarafından gösterilmesi veya verilmesi, yönetim yerleri, müesseseler ve eklentilerine girme isteğinin yerine getirilmesi zorunludur.
Denetleme Kurulu, Yönetim Kurulu ile birlikte bu politikanın uygulamasını izlemekten sorumludur. Yolsuzluğun soruşturulması sürecinde Denetleme Kurulu, bir Soruşturma Komisyonu oluşturur. Soruşturma Komisyonu’nun seçilmesinde çıkar çatışması oluşturulmaması Denetleme Kurulu’nun sorumluluğundadır. Soruşturma Komisyonu en az 3 üyeden oluşmalıdır. Teknik uzmanlık gereken durumlarda sayı artırılabilir. Denetleme Kurulu tamamen bağımsız üyelerden oluştuğu için asil ve yedek üyeler komisyonda yer alabilir. Yönetim Kurulu kararı ile bağımsız uzmanlar da soruşturma komisyonuna dâhil edilebilir.
3.3. Çalışanlar: Çalışanlar bu politika çerçevesinde işlerini yürütme ve belgelemekle yükümlüdürler. Çalışanlar dernek işlemlerinde ve süreçlerinde yolsuzluk konusunda farkındalık geliştirerek herhangi şüpheli bir durumu bildirme ve soruşturma açma sürecine kadar takip etmekle görevlidirler.
- Politika ve Prosedür
4.1.Yolsuzluğun Araştırılması ve Soruşturulması: Yolsuzlukla ilgili bildirim yapılan kişi ve/veya kişilerle ilgili kapsamlı bir soruşturma için gerekli düzenlemeler yolsuzluk teşkil eden işlem öğrenildiği andan itibaren en geç 15 gün içinde yapılır. Bu süreçte çıkar çatışması olmamak kaydı ile Yönetim Kurulu gerekli düzenlemeleri yaparak soruşturma sürecini başlatır. Soruşturma süreci, Soruşturma Komisyonu’nun oluşturulmasından sorumlu olan Denetleme Kurulu’nun bilgisinde yürütülür. Raporlama sürecinde Denetleme Kurulu, karar alma sürecinde Yönetim Kurulu yetkilidir.
Araştırma ve soruşturmanın amacı gerçekleri ortaya çıkartmaktır. Soruşturma Komisyonu’nun tüm çalışmaları belgelendirilmeli ve raporlanmalıdır. Görüşmeler ve toplantı notları raporlara eklenmelidir. Süre olarak gerekli zaman ayrılmalıdır ancak soruşturmanın uzamamasına dikkat edilmelidir. Yönetim Kurulu süreçle ilgili düzenli olarak bilgilendirilmelidir. Belgelendirmelerde sınıflandırmalar ‘gizli’ ibaresi ile yapılmalıdır. Soruşturma Komisyonu üyeleri soruşturmalara başlamadan önce gizlilik beyanı vermekle yükümlüdürler. Gizlilik ilkesinin çiğnenmesi ve soruşturma bitmeden üçüncü kişilerin deşifre edilmesi yaptırımlara sebep olur. Araştırma ve soruşturma sürecinde görüşülen kişiler ve şahitlerin beyanı gizli tutulmalıdır.
Soruşturma raporu soruşturmanın tüm süreçlerini, söz konusu eylemin aşamalarını, yerini ve ilgili kişilerin rollerini detaylandırmalıdır. Rapor görüşmelerin çözümlerini, uzman görüşlerini ve ilgili diğer kanıtları ek olarak içermelidir. Karar süreci ile ilgili Soruşturma Komisyonu’nun tavsiyelerini içermelidir. Tavsiyeler karar yerine geçmeyecek ancak karar merciinin süreçlerini kolaylaştıracaktır. Soruşturmaya konu olan kişi veya kişiler tüm çalışma bittikten sonra bilgilendirilmelidir.
4.2. Soruşturma Süreci için Tedbirler: Dernek soruşturma sürecinin salahiyeti ve güvenilirliği için tedbirler almakla yükümlüdür. Masumiyet karinesi ve şikâyet eden kişinin korunmasında eşit önceliklerle tedbirler alınır.
Soruşturmadan kaynaklanabilecek olası herhangi bir mağduriyetin önlenmesi Yönetim Kurulu’nun sorumluluğundadır. Gizli ve/veya gerçek olmayan suçlama ya da beyanların hiçbir mağduriyete sebep olmayacak şekilde yönetimi de Yönetim Kurulu’nun görevidir. Aşağıdaki tedbirler bu bağlamda önemlidir:
- Gerek kurumsal çalışma ilkeleri, gerekse insan kaynakları politikası nedeni ile tüm soruşturma sürecinde soruşturmaya konu olanlar, inceleme yapanlar ve bildirimde bulunan kişilere baskı yapılmaz ve bu kişilerin mağdur edilmelerine izin verilmez.
- Olumsuz eylemi bildiren ve şahitlik yapan kişilerin teşhir edilmesi ve bilgilerinin açıklanmasına izin verilmez. Bu çerçevede Mimoza Kadın Derneği soruşturmada gizlilik gerektirecek durumlarda tüm sorumluluğu üstlenir. Ancak gerek bildirimde bulunan kişinin kendi rızası gerekse de belge ve ispat gerektirecek durumlarda önceden bildirimle yolsuzluk süreci ile bilgileri açıklayabilir.
- Çalışanlar ve üyeler isimsiz ihbar ve bildirimlerde bulunmayı tercih edebilirler ancak dernek isimsiz bildirim süreçlerini teşvik etmez. İsimsiz bildirimlerin gerçek bildirimler olarak ele alınması bildirimin ve söz konusu eylemin aciliyeti ve önemi ile referans verilebilecek bulgu/kanıtlar, destekleyici bilgiler ve suçlamanın ciddiyetine bağlıdır.
- Dernek üyeleri ve çalışanların bildirimlerinin geçerli bir nedenle yapıldığı fakat bir sonuca ulaşmadığı durumlarda bildirimi yapan kişiler aleyhinde hiçbir suçlama ve yaptırım uygulanmaz. Bu durumda yine bildirimi yapan kişilerin gizliliğinin korunması esastır. Ancak şikâyet veya suçlamanın gerekçesiz ve yolsuzluğun önlenmesi dışında bir nedenle yapıldığının anlaşılması durumunda bildirimi yapan kişilere yaptırımlar uygulanır, suçlanan kişiye ve varsa diğer ilgili taraflara dernek yetkili organlarınca suçlamanın asılsız olduğu yönünde bildirim yapılır.
4.3. Karar ve Yaptırımlar: Karar alma sürecinde derneğin İstihdam ve İdari Usuller Politikası yol gösterici ve bağlayıcıdır. Bu çerçevede Politika Belgesinde tanımlanmış kurallara aykırılık tespit edildiğinde iş akdi yönetim kurulu kararıyla feshedilir. Mimoza Kadın Derneği, Türkiye Cumhuriyeti Yargısı ve Dernekler Kanunu tarafından belirlenen sınır ve sorumluluklara uymakla mükelleftir.
Finansal ve idari politikalar ve uygulamalardan kaynaklanan bir zayıflık nedeni ile oluşan yolsuzluk uygulaması ile ilgili tedbir en kısa sürede alınarak açık kapatılır. Zarar tazmini gerekli görüldüğünde soruşturma süreçleri ve derneğin saygınlığı ile ilgili manevi zararları da kapsar. Zarara neden olan kişi ve kurumlar doğan zararı ödemeyi reddederse ya da ödeyemeyecek durumda ise hukuki süreçle başvurularak dernek alacakları takip edilir.
Dernek uygulamalar sonucunda yolsuzluğa karışan, destek olan ya da göz yuman kişi ve kurumları kara listeye alır. İrtibatta olduğu kişi ve kurumları somut delillere ulaşılmış ise bilgilendirme hakkına sahiptir. Asılsız olduğu anlaşılan suçlamalarda ise suçlanan kişinin aklanması derneğin kararı ve yazılı bildirimi ile yapılır. Bu tür durumlarda kişisel kayıp ve hukuki haklara yönelik tasarrufa saygı duyulur ve suçlanan kişinin aklanması derneğin yetkili organının sorumluluğundadır.
